Aankoopfacturen inboeken

Als ondernemer krijg je niet alleen te maken met het versturen van facturen, maar ook met het ontvangen van facturen van bijvoorbeeld leveranciers. Het verwerken van deze aankoopfacturen kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Denk maar eens aan het verzamelen van alle losse bonnetjes of de vele online aankoopfacturen die in je mailbox terechtkomen. Met facturatiesoftware kun je deze gegevens snel en efficiënt verwerken.

Aankoopfacturen, wat zijn dat?

Een aankoopfactuur ontvang je van een leverancier voor de kosten van goederen of diensten die aan jou geleverd zijn. Je kunt het vergelijken met een kassabon die je krijgt na een aankoop in een winkel. Een aankoopfactuur is een officiële versie van zo'n bon, maar dan voor transacties tussen bedrijven.

Wat staat er op een aankoopfactuur?

Op een aankoopfactuur vind je belangrijke informatie voor zowel de koper als de verkoper. De belangrijkste gegevens die op een aankoopfactuur staan zijn:

• Factuurnummer en -datum
• Gegevens van de verkoper (leverancier)
• Gegevens van de koper
• Omschrijving van de goederen of diensten
• Hoeveelheid en eenheidsprijs
• Totaalbedrag
• Btw
• Betalingsvoorwaarden
• Bankgegevens

Het belangrijkste verschil met verkoopfacturen

Een aankoopfactuur lijkt sterk op een verkoopfactuur. Het grootste verschil is dat je een aankoopfactuur ontvangt van een leverancier, terwijl je een verkoopfactuur zelf opstelt en verstuurt naar jouw klanten. Bij een aankoopfactuur moet je betalen, terwijl je bij een verkoopfactuur geld ontvangt.

Hoe werkt het inboeken van aankoopfacturen?

Wanneer je een factuur van jouw leverancier ontvangt, moet je deze correct verwerken in je administratie. Dit betekent dat je de gegevens, zoals de datum, het bedrag en de btw in je boekhouding moet opnemen. Ook voeg je de factuur zelf als bewijs toe. Dit proces geldt zowel voor aankoopfacturen als voor bonnetjes.

Hoe moet ik aankoopfacturen inboeken?

Aankoopfacturen worden als volgt ingebracht in je boekhouding, meestal via boekhoudsoftware:

1. Registreer de datum en het factuurnummer
2. Kies de juiste kostenrekening
3. Boek het btw-bedrag op de rekening “aftrekbare btw”
4. Boek het totaalbedrag op de leveranciersrekening

Waarop letten bij het inboeken van aankoopfacturen?

Bij het inboeken van aankoopfacturen is nauwkeurigheid van groot belang. Zorg ervoor dat de juiste gegevens worden ingevoerd en dat er geen aankoopfacturen verloren gaan of vergeten worden. Een online facturatieprogramma kan dit proces vereenvoudigen, zodat je minder handmatige fouten maakt.

Kan ik een aankoopfactuur van vorig jaar inboeken?

Een aankoopfactuur van vorig jaar mag nog geboekt worden in het vorige boekjaar, zolang de jaarafsluiting nog niet definitief is (dus vóór de afsluiting van de jaarrekening en neerlegging bij de NBB). Voor de btw-teruggave geldt een herzieningstermijn van 3 jaar, tenzij bij specifieke investeringsgoederen. Dan kan het 5 jaar of zelfs 15 jaar zijn. Deze regels vallen onder artikel 45 en 49 van het Belgisch Btw-wetboek.

Ontdek de voordelen van online aankoopfacturen inboeken

Er zijn veel voordelen aan het gebruik van facturatiesoftware om aankoopfacturen te verwerken. Dankzij de automatisering en functies zoals scan-en-herken, worden handmatige fouten geminimaliseerd en bespaar je veel tijd. Je hoeft niet alles zelf in te voeren. Bovendien kun je jouw boekhouder toegang geven tot het programma, zodat hij/zij je online en op afstand kan bijstaan, zonder dat je met al je papieren facturen en bonnetjes hoeft aan te komen.

Kies voor een abonnement bij WeFact

Met WeFact kun je eenvoudig al jouw aankoopfacturen in je administratie boeken. Je kunt de facturen handmatig of automatisch toevoegen en digitaal verwerken. WeFact herkent automatisch de gegevens van de factuur, zodat je alleen nog maar hoeft te controleren. Geen losse bonnetjes meer die vergeten of kwijtgeraakt worden! Maak gewoon meteen een foto van het bonnetje met de facturatie-app van WeFact. Bovendien kunnen aankoopfacturen eenvoudig geëxporteerd worden naar het boekhoudpakket van je boekhouder of accountant.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Probeer WeFact 30 dagen gratis!