Offertes opvolgen met (automatische) herinneringen
Deze functionaliteit is enkel beschikbaar in het WeFact Plus pakket. Dit nieuwe pakket is momenteel nog niet voor iedereen beschikbaar, maar zal op korte termijn voor alle gebruikers toegankelijk zijn.
|
WeFact biedt de mogelijkheid om verzonden offertes automatisch op te volgen met één of twee herinneringen. U bepaalt zelf óf en wanneer deze herinneringen worden verstuurd.
Herinneringen voor offertes instellen
U stelt de herinneringen in via het zwarte menu ‘Instellingen’ en vervolgens in het witte menu ‘Offertes’.
Op deze pagina kunt u maximaal twee herinneringen instellen:
- Eerste herinnering: een aantal dagen na het verzenden van de offerte
- Tweede herinnering: een aantal dagen vóór het verlopen van de offertetermijn
Vink per herinnering de optie aan om deze te activeren en geef het aantal dagen op waarop de herinnering verstuurd moet worden. Beide herinneringen kunnen afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld.
E-mailberichten voor offerteherinneringen aanpassen
Voor de herinneringen worden standaard e-mailberichten gebruikt. Deze kunt u naar wens aanpassen.
Ga hiervoor in het zwarte menu naar ‘Instellingen’ en klik vervolgens op ‘Huisstijl’.
Aan de rechterzijde bij de e-mailberichten vindt u twee aparte sjablonen:
- Offerte herinnering
- Offerte herinnering (tweede)
Hier kunt u per herinnering het e-mailbericht personaliseren.
Herinneringen automatisch verzenden
Het is mogelijk om herinneringen automatisch te laten versturen. U kunt hierbij zelf een tijdstip op de dag kiezen waarop de verzending plaatsvindt.
De verzendmomenten zijn afhankelijk van:
- het aantal dagen na verzending van de offerte (eerste herinnering)
- het aantal dagen vóór het verlopen van de offertetermijn (tweede herinnering)
Op de instellingenpagina ziet u een tijdlijn waarin inzichtelijk wordt wanneer elke herinnering wordt verstuurd.
Wanneer wordt de herinnering niet automatisch verstuurd?
- Wanneer de verzendmethode van de offerte per post is
- Wanneer de geldigheidstermijn van de offerte is aangepast en de ingestelde herinneringen buiten deze termijn vallen
Herinnering handmatig versturen
Naast automatische verzending is het ook mogelijk om handmatig een herinnering te versturen.
Zodra het ingestelde herinneringstermijn is verstreken, verschijnt op de offerte een actieknop “Herinnering”. Hiermee kunt u direct een herinnering per e-mail versturen naar de klant.
