Mollie: Automatische incasso via Mollie instellen
WeFact stelt u in staat om automatische incasso aan te bieden aan uw klanten via Mollie. Hieronder vindt u stap voor stap hoe u automatische incasso via Mollie instelt en hoe het proces in z'n werk gaat.
Kosten
Mollie brengt kosten in rekening voor het uitvoeren van automatische incasso's en eventuele storneringen. De actuele tarieven vindt u op de Mollie-website.
Gebruikt u géén Mollie, maar wilt u wel automatische incasso’s aanbieden via uw eigen bank? Bekijk dan dit helpartikel over incasseren via uw bank.
Stap 1: Mollie koppelen en SEPA-incasso activeren
Gebruikt u Mollie nog niet óf wilt u SEPA-incasso toevoegen aan uw bestaande Mollie-account? Volg dan onderstaande stappen.
Nieuw bij Mollie?
- Ga in uw administratie naar “Instellingen” en kies “Betaalmogelijkheden”.
- Klik op "Starten met online betalingen".
- Volg de stappen om een Mollie-account aan te maken of te koppelen. Tijdens dit proces vinkt u SEPA-incasso aan als betaalmethode.
- Zodra de koppeling is voltooid, keert u terug naar WeFact.
- Selecteer het juiste websiteprofiel en kies bij “Hoe wilt u automatische incasso gebruiken?” voor Incasso via Mollie.
Heeft u al een gekoppeld Mollie-account?
- Ga in uw administratie naar “Instellingen” en kies “Betaalmogelijkheden”.
- Klik op de blauwe knop "Mollie Dashboard".
- Activeer SEPA-incasso in uw Mollie-account via het overzicht van betaalmethodes. U doet dit door op het plusteken naast SEPA-incasso te klikken.
- Ga daarna terug naar WeFact en kies bij “Hoe wilt u automatische incasso gebruiken?” voor "Incasso via Mollie".
Activatie door WeFact
Zodra u SEPA incasso heeft ingeschakeld in uw administratie voor u dit heeft gedaan in uw Mollie account, vraagt WeFact automatisch goedkeuring aan bij Mollie. Deze controle duurt tot 3 werkdagen. U ontvangt een e-mail zodra de activatie is afgerond. De status is ook te volgen via de instellingenpagina in WeFact.
Voorkeursdagen en vooraankondiging
U kunt voorkeursdagen instellen om op vaste momenten van de maand te incasseren, bijvoorbeeld op de 1e en 15e van de maand.
Voordat een factuur mag worden geïncasseerd, moet uw klant daar op tijd van op de hoogte worden gebracht. Dat noemen we de vooraankondiging. Deze wordt automatisch opgenomen in de factuur-e-mail. Standaard gebruikt WeFact hiervoor een termijn van 14 dagen, maar u kunt dit verkorten naar bijvoorbeeld 7 of 3 dagen, als u dat met uw klant heeft afgesproken.
Voorbeeld:
U verstuurt op 8 januari een factuur. Bij een vooraankondiging van 14 dagen, kan deze worden geïncasseerd op 22 januari.
Stap 2: Klant machtiging laten afgeven
Zodra SEPA-incasso is geactiveerd, kunt u per klant automatische incasso inschakelen. U heeft hiervoor twee mogelijkheden: per e-mail of handmatig.
- Ga naar de klant en klik op “Bewerken”.
- Ga naar het tabblad “Bank en machtiging”.
- Vul eventueel de bankgegevens van uw klant in. (Zie onderstaande opties.)
- Vink "Automatische incasso" aan.
U ziet nu twee opties onder “Machtiging aanmaakmethode”.
Optie 1: Machtigingsverzoek per e-mail sturen
WeFact stuurt automatisch een e-mail naar uw klant met een machtigingsverzoek. De klant voert vervolgens een betaling van € 0,05 uit. Na een succesvolle betaling wordt de machtiging automatisch geregistreerd, inclusief IBAN, datum en machtigingskenmerk.
Let op: net als de bank brengt Mollie kosten in rekening per transactie. Dit geldt ook voor het afgeven van de digitale machtiging door de klant. Dit wordt gezien als een transactie en wordt daarom ook in rekening gebracht.
Optie 2: Machtiging handmatig aanmaken
Heeft uw klant de machtiging op een andere manier afgegeven, bijvoorbeeld schriftelijk? Kies dan de optie "Maak handmatig een machtiging aan", vul de machtigingsgegevens en bankgegevens in en sla de bewerking op.
Stap 3: Facturen automatisch laten incasseren
Een factuur wordt automatisch toegevoegd aan een incassobatch op het moment dat u de factuur verstuurt.
Stap 4: Incasso automatisch verwerken
Op de verwerkingsdatum wordt de batch automatisch aangeleverd bij Mollie. Vervolgens wordt het bedrag bij uw klant geïncasseerd en wordt de factuur in WeFact automatisch op betaald gezet. Meestal ziet u de terugkoppeling hiervan binnen 12 uur, maar de volledige verwerking kan 1–2 werkdagen duren.
Batches bewerken
Wanneer de batch de status “Actueel” heeft, kunt u facturen nog uit de batch verwijderen of naar een andere batch verschuiven. Dit kan tot 2 dagen voor de verwerkingsdatum. Hierna is de batch definitief.
Stap 5: Verwerking van storneringen
Indien een incasso mislukt, wordt dit automatisch verwerkt in WeFact. In het batchoverzicht ziet u welke facturen succesvol zijn geïncasseerd en welke zijn mislukt. De betaalstatus is ook terug te vinden in de historie van losse facturen.
Via het menu "Instellingen", onderdeel "Betaalmogelijkheden", bepaalt u wat er moet gebeuren met mislukte incasso's:
- Facturen opnemen in een nieuwe batch.
- Facturen niet meer incasseren.
- Niets meer incasseren bij de betreffende debiteur.
Verwerken van terugboekingen
Wanneer uw klant het geïncasseerde bedrag terugboekt, wordt dit ook getoond in WeFact. U dient in dit geval zelf contact op te nemen met uw klant.
