Klanten en leveranciers importeren

Binnen WeFact kunt u eenvoudig een eigen producten-, klanten-, of leveranciersbestand importeren (Excel of CSV). U vindt de importeermogelijkheid onderaan het productenoverzicht, klantenoverzicht en leveranciersoverzicht.

Bestand importeren

Navigeer in het menu naar de overzichtspagina van de gegevens die u wilt importeren (klantenoverzicht of leveranciersoverzicht). U kunt zowel importeren in een lege administratie als in een administratie waar al gegevens aanwezig zijn. Onderaan de pagina vindt u de mogelijkheid om een bestand te uploaden. Vervolgens dient u een aantal stappen te doorlopen, zoals het koppelen van de kolommen aan de juiste velden van WeFact.

Bekijk de video die u laat zien hoe u het importeerproces doorloopt:

Waar dient mijn bestand aan te voldoen

Het bestand dient voorzien te zijn van kolomnamen (productnaam, prijs etc.). Deze namen vult u in per kolom op de eerste regel. Vul vervolgens de kolommen met alle gegevens aan. Hieronder volgt een voorbeeldbestand hoe gegevens zeker geïmporteerd kunnen worden.

Klanten of leveranciers

Mogelijk te importeren kolommen:

• Bedrijfsnaam
• Naam contactpersoon
• Straatnaam + huisnummer
• Postcode
• Woonplaats
• E-mailadres

Eventueel: land, telefoonnummer, KvK nummer, BTW nummer, postadres, bankrekeningnummer, machtiging automatische incasso ja/nee, klant/leveranciernummer, klantgroep, eigen veld etc.
Let op! Bedrijfsnaam of contactpersoon is minimaal vereist.

Download: voorbeeld Excel bestand.

Bijwerken van bestaande gegevens

Wilt u bestaande gegevens bijwerken, vanwege bijvoorbeeld aanvullingen of wijziging? Dan is dit ook mogelijk middels onze importtool! WeFact zal op basis van het klant-, of leveranciernummer herkennen of deze al aanwezig is in de administratie. Bestaat een specifiek nummer dan zal deze bijgewerkt worden. Bestaat een nummer nog niet, dan wordt het als nieuw onderdeel toegevoegd.

Tip: u kunt gemakkelijk zelf klanten en leveranciers voorzien van een e-mailadres.

Relaties importeren vanuit het boekhoudpakket

Maakt u gebruik van een boekhoudkoppeling of hebt u voornemens om een koppeling te leggen, dan kunnen uw relaties ook rechtstreeks geïmporteerd worden vanuit het boekhoudpakket. Om van deze functionaliteit gebruik te maken, mogen er geen relaties in WeFact staan. Heeft u al een testklant aangemaakt, dan kunt u middels het opschonen van de testgegevens de klant(en) alsnog verwijderen. Via menuknop “Exporteren” submenu "Boekhoudpakket" heeft u vervolgens de mogelijkheid om uw relaties alsnog vanuit het boekhoudpakket te importeren middels de knop "Importeren".

Hulp nodig?

Heeft u vragen of hulp nodig? Neem dan gerust contact met ons op. Tijdens het importeren van uw gegevens heeft u rechts bovenin de mogelijkheid om hulp in te schakelen zodat wij direct met het door u geüploade bestand aan de slag kunnen.