Meerdere rekeningnummers gebruiken op facturen

Het kan voorkomen dat u als ondernemer meerdere bankrekeningen gebruikt, bijvoorbeeld voor verschillende bedrijfsonderdelen. In WeFact is er geen aparte variabele per rekeningnummer, maar u kunt dit eenvoudig oplossen door met meerdere huisstijlen te werken.

Stap 1: Extra huisstijl aanmaken

1. Ga in WeFact naar "Instellingen" submenu "Huisstijl"
2. Klik rechtsboven bij "Welke huisstijl wilt u bewerken" op "nieuwe huisstijl toevoegen". 
3. Geef de nieuwe huisstijl een herkenbare naam.
4. Kies of u een bestaande huisstijl wilt kopiëren als basis, of een blanco variant wilt starten.
5. Klik op "Bevestigen".

Stap 2: Het rekeningnummer handmatig invullen

In de lay-out wordt standaard het bankrekeningnummer weergegeven via de variabele [bedrijf_reknummer]. Omdat er geen tweede variabele beschikbaar is, kunt u deze vervangen door het gewenste rekeningnummer te typen.

1. Open in de nieuwe huisstijl het pdf document van de factuur en vervolgens het tekstvak waarin uw bedrijfsgegevens of betaalinformatie staat.
2. Zoek naar de variabele [bedrijf_reknummer].
3. Verwijder deze variabele en typ op die plek het rekeningnummer dat u op deze factuur wilt tonen.

Let op: het rekeningnummer kan op verschillende plekken in de lay-out voorkomen, afhankelijk van hoe uw huisstijl is opgebouwd. Vaak staat het bovenaan bij de bedrijfsgegevens én onderaan bij de betaalconditie of is het onderdeel van het briefpapier dat als PDF is toegevoegd. In dat laatste geval dient u het briefpapier zelf aan te passen en opnieuw te uploaden.

Stap 3: E-mailberichten aanpassen

Naast de lay-out is het belangrijk dat ook het juiste bankrekeningnummer wordt vermeld in de e-mails die u verstuurt, zoals bij een factuur of herinnering.

1. In de huisstijl vindt u aan de rechterkant de e-mailberichten. 
2. Open het e-mailbericht van de factuur.
3. Zoek in de tekst naar de variabele [bedrijf_reknummer].
4. Verwijder deze variabele en typ hier het rekeningnummer dat hoort bij de nieuwe huisstijl.
5. Sla de bewerking op.
6. Herhaal deze stappen indien nodig ook voor de e-mailberichten van:
   • Offerte
   • Herinneringen
   • Aanmaning

Zo zorgt u ervoor dat het juiste bankrekeningnummer niet alleen op de factuur zelf, maar ook in de bijbehorende communicatie zichtbaar is.

Let op bij gebruik van Mollie:
Als u gebruikmaakt van een betaallink via Mollie in het e-mailbericht, verwijder deze dan ook. De betaallink is gekoppeld aan het rekeningnummer dat is ingesteld in uw Mollie-account en wijkt mogelijk af van het rekeningnummer dat u in deze huisstijl wilt gebruiken.

Stap 4: De juiste huisstijl kiezen bij het maken van de factuur

Wanneer u een nieuwe factuur maakt, kunt u zelf kiezen welke huisstijl u wilt gebruiken. Kies hier de huisstijl met het juiste bankrekeningnummer, zodat dit op de factuur en in de bijbehorende e-mail goed wordt weergegeven.

Tip:
Per klant kunt u een voorkeurshuisstijl instellen. Ga naar de betreffende klant, klik op "Debiteur bewerken", open het tabblad "Instellingen" en kies de gewenste huisstijl. Deze wordt automatisch gebruikt bij elke nieuwe factuur van deze klant.